İSG Eğitim Kayıtları ve Resmî Teftiş Uyumu | Qulak

Hukuk müşavirleri ve İSG uzmanları için kritik soru şudur: İSG eğitim kayıtları ve teftiş sırasında kurum, eğitim yükümlülüğünü nasıl gösterir? Bir LMS ekranında “tamamlandı” ibaresi tek başına yeterli olmayabilir. Eğitim planı, katılımcı, içerik sürümü, sınav veya değerlendirme sonucu, katılım bilgisi, yetkilendirme, onay ve değişiklik geçmişi birlikte okunabilir olmalıdır.

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 17. maddesi; işe başlamadan önce, iş veya çalışma yeri değişikliğinde, ekipman ya da teknoloji değişikliğinde eğitim verilmesini ve yeni risklere göre eğitimin yenilenmesini düzenler. Aynı madde, bazı işlerde eğitim ve mesleki eğitim belgesi olmadan çalıştırmama yükümlülüğünü de gündeme getirir. Güncel uygulamada mevzuat, sektör ve kurum politikası birlikte değerlendirilmelidir; bu yazı hukuki görüş değil, denetlenebilir dijital akış tasarımı için bir çerçevedir.

Türkiye Belediyeler Birliği’nin resmî mevzuat duyurusu, çalışanların İSG eğitimlerine ilişkin yönetmeliğin 2 Nisan 2026 tarihli ve 33212 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandığını bildirir. Kurumlar yürürlük ve geçiş hükümlerini güncel metinden ayrıca kontrol etmelidir.

İSG eğitim kayıtları ve teftiş neden bir kayıt zinciridir?

ÇSGB’nin resmî açıklamaları, işverenin çalışanların İSG eğitimlerini sağlaması gerektiğini; eğitimlerin riskler ve değişen koşullarla ilişkilendirilmesini vurgular. Bu nedenle teftiş hazırlığı yalnızca sertifika yüklemekten ibaret değildir. Denetçi, kurumun eğitim kararını hangi risk ve görevle ilişkilendirdiğini, kimin katıldığını ve kaydın sonradan değiştirilip değiştirilmediğini anlamaya çalışabilir.

ÇSGB’nin İBYS hakkındaki Sıkça Sorulan Sorular sayfasında önemli bir ayrım yapılır: Yazılım üzerinden veri gönderilmesi, ilgili hizmet için mevzuatta öngörülen evrak düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Bu ayrım, Qulak gibi bir öğrenme platformunu konumlandırırken belirleyicidir. Qulak, eğitim kaydının yaşam döngüsünü ve raporlamasını destekleyecek şekilde tasarlanabilir; kurumun resmî evrak ve bildirim yükümlülükleri ayrıca korunmalıdır.

Zaman damgalı loglama nasıl tasarlanır?

BTK’nın e-imza açıklamasına göre zaman damgası, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının elektronik imzasıyla doğrulanan ve elektronik verinin üretilme, değiştirilme, gönderilme, alınma veya kaydedilme zamanını tespit etmeye yarayan kayıttır. Bu tanım, uygulama içindeki her tarih-saat alanının nitelikli zaman damgası olduğu anlamına gelmez. Proje tasarımında “uygulama olay zamanı” ile “yetkili zaman damgası hizmeti” ayrımı açıkça yazılmalıdır.

Qulak ile kurumun ihtiyacına göre bir log şeması tasarlanabilir. Örneğin, bir çalışanın eğitim içeriğini açması, sınava başlaması, sınavı tamamlaması, eğitmenin katılımı onaylaması veya raporun dışa aktarılması ayrı olaylar olarak ele alınabilir. Her olay için olay türü, kullanıcı veya sistem aktörü, kayıt zamanı, içerik sürümü, kaynak cihaz ya da oturum bilgisi, işlem sonucu ve yetkili rolü gibi alanlar değerlendirilebilir.

Bir kayıt için minimum olay akışı

1. Atama: Çalışanın görevi, lokasyonu, risk profili ve ilgili eğitim kuralı eşleştirilir.
2. Sunum: İçerik, sürüm ve eğitim sağlayıcısı veya eğitmen bilgisi kayıt altına alınır.
3. Katılım: Devam veya katılım yöntemi, doğrulama seviyesi ve istisna nedeni belirlenir.
4. Değerlendirme: Sınav, anket, uygulama veya eğitmen onayı kurumun prosedürüne göre saklanır.
5. Rapor: Yönetici onayı, çıktı tarihi ve raporu üreten rol ile birlikte dışa aktarılır.

Çalışma Bakanlığı teftiş PDF’i nasıl hazırlanır?

ÇSGB’nin “İş Teftişi Nedir? İş Müfettişi Kimdir?” başlıklı resmî bilgilendirmesinde, müfettişin mevzuatın tutulmasını veya bulundurulmasını öngördüğü kayıt, belge, liste, çizelge ve raporları inceleyebileceği açıklanır. Bu nedenle teftiş PDF’i, tek sayfalık bir sertifika yerine ilgili kayıtların birbirine bağlandığı, okunabilir bir dosya mantığıyla hazırlanmalıdır.

Qulak ile kurumun kullandığı alanlara göre denetim dosyası şablonu kurgulanabilir. Bu, Bakanlığın resmî formu değildir ve teftiş sonucu yerine geçmez. Amaç; hukuk, İSG, İK ve denetim ekiplerinin aynı veri setini görmesini ve gerektiğinde insan tarafından kontrol edilmesini kolaylaştırmaktır.

Bu yapı sayesinde PDF, bir “otomatik uyum sertifikası” gibi değil, denetim öncesi hazırlığı kolaylaştıran bir kanıt paketi gibi konumlanır. Çıktının altına rapor sürümü, üretim zamanı, veri kapsamı, sorumlu rol ve “kurum içi kontrol gerektirir” notu eklemek; yanlış kesinlik riskini azaltır.

Yüz teyidi ve kişisel veri kontrolleri

İSG eğitimlerinde yüz teyidi düşünülüyorsa teknik kolaylık, hukuki uygunluğun önüne geçirilmemelidir. KVKK’nın 29 Nisan 2026 tarihli 2026/921 sayılı ilke kararı duyurusu, istihdam ilişkisindeki güç dengesizliğine ve biyometrik verinin ölçülülük-gereklilik değerlendirmesine dikkat çeker. Duyuruda, mesai takibi için biyometrik yöntemler yerine daha az müdahaleci alternatiflerin değerlendirilmesi gerektiği belirtilir.

Bu yaklaşım eğitim katılımına da uyarlanabilir. Yüz verisi veya yüz eşleştirme çıktısı kullanılmadan önce amaç, hukuki sebep, saklama süresi, erişim rolü ve alternatif doğrulama yöntemi belgelenmelidir. KVKK’nın açık rıza açıklamasındaki belirli konu, bilgilendirme ve özgür irade unsurları dikkate alınmalıdır. Çalışana rıza vermeme hâlinde gerçek bir alternatif sunulmuyorsa, yalnızca onay kutusuna dayanmak yeterli kabul edilmemelidir.

• Aydınlatma: Hangi verinin, hangi amaçla, ne kadar süreyle ve kimlerce işleneceği açıkça anlatılır.
• Veri minimizasyonu: Yüz görüntüsünü saklamak yerine daha az veri işleyen seçenekler ve türetilmiş sonuçlar değerlendirilir.
• Alternatif doğrulama: PIN, kurum kartı, geleneksel imza, eğitmen onayı veya denetçi gözetimli giriş gibi seçenekler prosedüre eklenir.
• İnsan denetimi: Otomatik ret, devamsızlık veya erişim kesme kararı gerektiğinde yetkili kişinin incelemesi sağlanır.

Qulak ile bu kontrol noktaları için bir süreç tasarlanabilir; hangi veri işleme modelinin kullanılacağı, yüz teyidinin gerçekten gerekli olup olmadığı ve kişisel veri envanterine nasıl işleneceği kurumun veri sorumlusu, hukuk ve bilgi güvenliği ekipleriyle doğrulanmalıdır.

Qulak ile denetlenebilir eğitim akışı nasıl tasarlanabilir?

Kurumsal LMS seçiminde uyum, tek bir özellik listesinden çok uçtan uca işletim modelidir. Kurumsal LMS seçim rehberinde anlatılan yetkilendirme, raporlama ve içerik yönetimi başlıkları İSG bağlamında yeniden ele alınabilir. İlk adım, hukuk ve İSG ekiplerinin “teftişte görmek istediği kanıt” listesini çıkarmasıdır. İkinci adım, bu alanların Qulak’taki eğitim, kullanıcı, değerlendirme ve rapor akışlarıyla eşleştirilmesidir.

Örneğin yeni işe başlayan bir çalışana görev temelli eğitim atanabilir; işe başlamadan önce tamamlanması gereken adımlar iş akışıyla izlenebilir; eğitim sonucunu yalnızca bir rozet değil, ilgili program, içerik sürümü ve onay zinciriyle raporlayan bir kayıt yapısı kurgulanabilir. Bu senaryo, Qulak’ın mevcut plan ve entegrasyon kapsamına göre doğrulanır. Her kurum için aynı alanların veya aynı entegrasyonların hazır olduğu varsayılmamalıdır.

İK sistemleriyle bağlantı planlanıyorsa, API ve HRIS entegrasyonu rehberindeki gibi bir mimari değerlendirme yapılabilir. Ancak bu bağlantının veri senkronizasyonu, kimlik eşleştirme, yetki devri ve hata yönetimi ayrıntıları kurumun mevcut sistemlerine göre tasarlanmalıdır. Entegrasyon adı vermek, tek başına resmî bildirim veya İBYS uyumluluğu anlamına gelmez.

Sıkça Sorulan Sorular

Resmî araştırma kaynakları

İlgili Qulak içerikleri